По време на двудневния форум, в работен формат се дискутираха актуални въпроси и проблеми, свързани с отговорностите на секретарите на общини и райони. В програмата се включиха и експерти от ГД ГРАО, експерти от Министерство на правосъдието, от Министерство на електронното управление, партньори от бизнеса, с иновативни решения за администрациите.

Генерален партньор на събитието бе 

Форумът беше открит от Ангелина Топчиева, секретар на общината-домакин Пловдив  и от заместник изпълнителния директор на НСОРБ Теодора Дачева.

Тези срещи са много важни, защото се обсъждат актуални въпроси от работата ни и промените в законодателството, защото не може да има добре работеща администрация без секретарят да е компетентен и информиран“, заяви г-жа Топчиева.

Г-жа Дачева увери участниците в събитието, че Сдружението е на разположение за всичко, което те сигнализират, че имат нужда от подкрепа. Нека има диалог помежду ни и дано си тръгнете от срещата с отговори поне на част от въпросите, с които идвате, пожела г-жа Дачева.

Тя припомни, че през 4-те издания на Срещата какви ли не теми са били в центъра на внимание- многото промени в изборното законодателството, гражданската регистрация като важна и проблематична сфера, въпросите с възнагражденията на общинските служители, електронното правителство.

"Темите се развиват, но смея да твърдя, че бавно и постепенно намираме решения за всеки проблем. Тези професионални срещи си поставят основна цел да се срещнете с хора от министерствата, които са компетентни във вашата сфера. Ние сме много доволни от партньорите от централната власт – имаме много добра комуникация и получаваме нужното съдействие", сподели заместник-изпълнителният директор на НСОРБ. 

Другият важен момент, върху който сложи фокус г-жа Дачева бе дигитализацията и електронните услуги. "Трябва да сме наясно с 2 неща – няма връщане назад, няма как да продължаваме да работим с хартиени досиета и да осъзнаем, че това е един процес, който няма как да започне изведнъж. Това е напредък, който изисква усилия и не само за вас като отговорници за тези процеси, но и цялата Общинска админтистрация. Всеки служител в общината има място в този път, но върху вас пада тежестта да го организирате", подчерта г-жа Дачева. 

И втория важен проблем, който тя изтъкна е , че няма как да бъдат задържани качествени хора без съответното адекватно възнаграждение.

В рамките на първия дискусионен форум, с модератор Нели Добрева, секретар на община Разград бяха обсъдени законодателната рамка и актуални промени в Закона за гражданската регистрация и Наредбата за функциониране на Единната система за гражданска регистрация. Боряна Танева, държавен експерт отдел „Методология и контрол“, ГД ГРАО към МРРБ представи основни положения и нови моменти в законодателството. Тя обърна внимание на въпроси и казуси, възникващи при регистрация на служебен адрес, при съставяне на актове по гражданско състояние и издаване на удостоверения. Разгледани бяха и някои особености при трансгранични случаи и чуждестранни документи. По време на активната дискусия бе взето решение, след приключване на форума, участниците да изпратят конкретните за общините си казуси и често срещани проблеми, които НСОРБ да подаде към ГД ГРАО за получаване на ясни отговори.

Мария Георгиева, директор дирекция и Ива Андонова-Захариева, главен експерт от Министерство на правосъдието взеха участие в темата, свързана с наследяването и удостоверяването на наследници по Закона за наследството. Те обърнаха внимание на основни регламенти, свързани с наследяване по закон и завещание, определяне на кръга на наследниците, издаването на удостоверение за наследници и др. Представителите на Министерство на правосъдието дискутираха с представителите на общините процедурата, основанията и правните последици при издаването на удостоверение, споделиха решения на някои практически проблеми при удостоверяване на наследници и тълкувателни решения. Модериращ тази част от дискусията беше секретарят на община Карнобат Кремена Събева.

През втория ден на събитието беше проведен форум, свързан с превантивните мерки в общините за изпълнение на контролните изисквания на Министерство на електронното управление (МЕУ). В дискусията участваха представителите на МЕУ Васил Певичаров, държавен експерт и Недялка Иванова, главен експерт отдел „Предварителна контролна дейност“, дирекция „Контрол“, както и Георги Димитров, експерт по мрежова и информационна сигурност I, отдел „Текущ и последващ контрол“, дирекция „Контрол“ и Галина Делчева, главен юрисконсулт, отдел „Правно осигуряване на контролната дейност“, дирекция „Контрол“, МЕУ. Те обърнаха внимание на ролята и отговорности на общините при изпълнението на контролните изисквания на МЕУ, споделиха подробно какви са изискванията за вътрешни политики и процедури, отговарящи на нормативната уредба. Бяха дадени насоки и препоръки към общините, на база на резултатите от извършени проверки по Закона за електронното управление и Закона за киберсигурността. Представителите на МЕУ споделиха и кои са най-често допусканите грешки при контрола, упражняван върху бюджетния процес – объркани кодове, липсва на информация за какъв актив става дума и т.н. Те препоръчаха процесът да бъде проконтролиран от служителя, който има ангажимент да обобщи тази информация, преди да стигне до тях за връщане на коментари.

Беше обърнато внимание и на въвеждането на проектни предложения и технически спецификации, в модул „Регистър на проектите“. Експертите споделиха, че има обучителни клипове за подпомагане на процеса, но въпреки това има затруднения при разбирането как се попълва формата. Те препоръчаха преди да започне въвеждането на проектни предложения, например за видеонаблюдение, за хардуери и софтуери за транспорт и др. предварително да бъдат съгласувани с тях, за да се дадат и конкретни указания. „За повечето общини това е нова дейност, добре е да се консултирате и да вървим заедно, за да има по-малко връщания и коментари“. Експертите от Министерството апелираха да се работи в диалог, заедно по тази нова дейност, тъй като нещата са специфични и трябва да бъдат направени коректно. Специално бе отделено време за изясняване важността на сроковете за въвеждане на информация и санкциите, при неспазване.

На въпроси, свързани с киберсигурността, представителите на МЕУ допълниха, че има и се изготвя стратегия за киберсигурност, която е на 5 годишна база и има изготвени инструкции. Те споделиха своята пълна готовност за съдействие на общините. „Бихме съдействали, можете да се обърнете към нас и към националния екип за реагиране на киберинциденти, ще ви съдействаме, ще ви изпратим инструкции да приведете информационните си системи спрямо изискванията за киберсигурност и наредбата за мин изисквания за мрежова сигурност.“

По време на последните дискусии, Галина Делчева сподели, че експертите на МЕУ приоритетно извършват контрол и проверки онлайн, като по-рядко се налагат такива на място. Тя подчерта и основните неща, които трябва да има общината – разписани правила и вътрешни процедури и определени лица, които да отговарят за спазването им, служител, който да отговаря за мрежовата информационна сигурност, определен със заповед и др. Важни са също класифицирането на информацията, оценката на риска – методика и анализ, планът за възстановяване на административните и IT процеси. Най-добрият вариант е общината да има обучени служители, експерти, които са преминали обучение.

Лекторите представиха и информация, свързана с предоставяната от МЕУ възможност за поддръжка на интернет страници на общини, които нямат възможност да създадат такива и да ги поддържат. Беше споделена и информация за готовността на общините от адаптиране на информационните системи за работа с евро.

В края на срещата, Нели Стайкова, ст. експерт „Общинска администрация“ в НСОРБ и Секретар на ПК на НСОРБ по дигитална и иновативна администрация сподели информация за проведените през последните месеци срещи и обучения с екипа на МЕУ и за подготвените от НСОРБ писма до министрите на финансите и на електронното управление с предложения на Сдружението.

Националната среща на секретарите бе закрита от Людмила Величкова, управител на НСОРБ-Актив, която благодари на участниците за активността, зададените въпроси и за възможността да обменят мисли, проблеми и идеи за решаването им с колегите си и с лекторите. Тя подчерта още веднъж важността от срещи и диалог. „Ще се опитаме да възстановим традицията за ежегодно провеждане на форума на секретарите, със съдействието на Асоциацията на секретарите на общини“ допълни г-жа Величкова в края на събитието.